Assistant Exécutif

Informations sur l'organisation

Rend compte à: Directeur Général
Direction/Département/Organe: Bureau du Directeur Général (ODG)
Division: Bureau du Directeur Général
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects:0 
Grade du poste: P1
Nombre de postes: 1
Type de contract: Permanent
Lieu: Addis-Abeba, Ethiopie

Objectif du poste

Soutenir la réalisation des activités opérationnelles du Directeur général de la Commission de l’Union africaine, fournir une assistance administrative et apporter un soutien logistique à l’organisation des missions.

Principales fonctions

• Assurer la liaison entre le Directeur général et le reste du personnel de soutien ; 
• Apporter son soutien au suivi des activités du Bureau du Directeur général ;
• Contribuer à la réalisation d’analyses préliminaires et produire des rapports en temps voulu pour une utilisation interne de l’ODG et de l’UA ;
• Fournir un appui administratif aux activités de l’ODG, y compris la préparation de toutes les dispositions logistiques nécessaires à la réussite des activités organisées par l’ODG.

Responsabilités spécifiques

• Gérer le programme de travail de l’ODG et, en particulier, préparer et partager en temps utile le calendrier du Directeur général afin de permettre une préparation adéquate des activités programmées ;
• Prendre des notes ou rédiger des procès-verbaux lors des réunions internes du Directeur général ;
• Analyser et conserver une vue d’ensemble des programmes de travail de l’ODG pour s’assurer qu’un appui administratif et technique est fourni en temps utile dans des domaines spécialisés ou plus généraux ;
• Prendre l’initiative et préparer les plans relatifs à l’organisation des réunions prévues par le Directeur général, y compris la coordination des invitations, des confirmations, des réservations de billets et de l’hébergement des participants pour le compte du Bureau, orienter et coordonner les activités du personnel de soutien administratif et du personnel chargé de l’enregistrement en ce qui concerne les activités prévues ;
• Assurer la supervision des activités liées à la gestion des installations (espaces de bureaux et équipements), des activités liées à la sécurité et au protocole, et des activités relevant des services des finances, des ressources humaines, de la chaîne d’approvisionnement, de la sécurité, de la gestion des conférences et d’autres services, ainsi que des organismes prestataires de services ; 
• Participer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets ;
• Préparer les communications du Bureau, y compris, mais sans s’y limiter, les notes de service officielles, les notes verbales, les rapports d’analyse, les rapports de synthèse et les projets de présentation (selon les besoins) liés aux activités menées par le Bureau concerné à la demande du Directeur général ; 
• Gérer les dossiers spéciaux et confidentiels et assurer une accessibilité appropriée pour les utilisateurs autorisés ;
• Assurer la liaison avec le personnel de soutien administratif afin de garantir que les conclusions des réunions et les résultats issus des correspondances soient dûment suivis et que les décisions soient mises en œuvre ; fournir un soutien dans la planification et l’exécution des prochaines activités pour obtenir les résultats escomptés ;
• Préparer et participer aux diverses réunions des départements, rédiger les procès-verbaux et/ou les comptes-rendus de ces réunions pour examen et approbation par les participants ; revoir et apporter des corrections, et assurer le suivi de l’envoi en temps voulu ;
• Superviser les activités du personnel de soutien administratif en matière de communication afin de fournir des réponses rapides aux demandes internes et/ou externes, formulées par courrier officiel, courriel, etc. ; 
• Être responsable de la compilation des informations sur les missions officielles du personnel, les divers voyages officiels et les horaires de départ pour une meilleure information sur les activités du personnel et la répartition des tâches ;
• S’acquitter de toute tâche connexe confiée par le Directeur général.

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être titulaire d’une Licence (Bac+3) en relations internationales, économie du développement international, administration publique, études sur le développement, gestion d’entreprise, finances ou dans tout autre domaine connexe, avec une expérience d’au moins deux (2) ans dans la fourniture d’une assistance de direction et de secrétariat à des hauts fonctionnaires ou à des fonctionnaires de haut niveau.
• Une qualification en gestion de bureau et une formation supérieure en secrétariat et en assistance exécutive sont obligatoires.
• Le bilinguisme, les études de secrétariat et/ou la gestion de bureau seraient des atouts.
• Une solide expérience dans la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes ;
• Une expérience dans la supervision et une expérience professionnelle du système SAP seraient un atout supplémentaire.

Compétences requises

• Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ;
• Excellentes capacités de communication à l’oral et à l’écrit ; 
• Aptitude à travailler sous pression de manière efficace ;
• Des connaissances dans le domaine de la finance et de la budgétisation ; 
• Compétences en matière de gestion et d’administration ; 
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des programmes informatiques utilisés au sein de l’UA ; 
• Connaissance et compréhension pratique des procédures opérationnelles standard et des systèmes numériques de l’UA ; 
• Aptitudes en matière de communication et d’établissement de rapports ; 
• Excellentes aptitudes à travailler en équipe et dans un cadre multiculturel ; 
• Maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’UA (anglais, arabe, espagnol, français ou portugais). La connaissance d’une autre langue de travail de l’UA serait un atout supplémentaire.

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles